Je souhaite embarquer un donateur

Guide d’embarquement d’une structure donatrice au sein du CTNRS

Pour une structure coordinatrice de filière

Préambule

Ce guide est à destination de structures coordinatrices de filière de réemploi solidaire d’équipements numériques. Il a pour objectif de détailler et préciser la démarche d’embarquement d’une structure donatrice d’équipements numériques dans une filière de réemploi locale, en s’appuyant sur un corpus de documents nécessaires à prendre en compte à chaque étape. 

Ce guide s’appuie sur 5 étapes clés : 

• Etape 1 : Prospection
• Étape 2 : Premier contact avec les structures donatrices;
• Étape 3 : Poursuite de collaboration et conventionnement ;
• Étape 4 : Qualification des dons ;
• Étape 5 : Collecte ou envoi des dons ;
• Étape 6 : Bilan des dons.

Chaque étape est alimentée de documents d’aiguillage et de documents  à présenter à la structure donatrice.

Type de donateurs 

Les donateurs peuvent être de tout type : entreprises (TPE, PME, ETI, grandes entreprises), collectivités de toute taille, coopératives, associations, etc. 

Embarquement et suivi d’une structure donatrice

Etape 1 - Prospection 

Les méthodes de prospection sont multiples : 

• Participation à des salons, des forums d’entreprises ou de collectivités ; 
• Présentation devant des réseaux d’entreprises ou de collectivités (MEDEF, Association des Maires de France, Association des Départements de France…) ;
• Démarchage sur LinkedIn ;
• Appel ou envoi de mails ; 

Il est important de convenir d’un rendez-vous, si possible en présentiel, et de bien identifier le poste du contact. Très souvent le contact est d’abord établi avec le ou la responsable “Responsabilité Sociétale des Entreprises” mais le ou la décisionnaire sur le parc informatique est le ou la Directeur-ice des Services Informatiques (DSI). Il est donc plus efficace d’obtenir tout de suite un rendez-vous avec le ou la DSI pour convaincre la personne directement. 

Etape 2 - Premier contact 

Lorsqu’un contact est établi avec un donateur, il s’agit de convenir d’un rendez-vous pour : 

• Lui présenter le CTNRS ;  
• Identifier ses possibilités de collaboration avec les membres du Collectif ;
• Ses attentes vis-à-vis du matériel donné (effacement des données, transport, traçabilité, reporting…).

Les documents à présenter aux donateurs lors de ce rendez-vous sont les suivants : 

• Présentation donateur [Ok] ;
• Parcours du donateur [Ok].

Etape 3 - Poursuite de collaboration et conventionnement 

Plusieurs rendez-vous peuvent avoir lieu avant l’engagement du donateur dans le processus de don, le temps d’identifier le-la bon-ne interlocuteur-ice. Cet engagement doit être validé de préférence par la signature d’une convention, soit de dons multiples soit de don unique, le mieux étant de dons multiples si le donateur le souhaite. 

Documents ressources

Voici les modèles de convention à considérer : 

• Convention de dons multiples ; 
• Convention de don unique.

Condition pour passer à l’étape 3 : 

• Le donateur a signé un des deux types de convention selon les modalités choisies. 

Etape 4 - Qualification des dons

Une forte vigilance est à porter sur la qualité des dons effectués par les donateurs. Les équipements donnés doivent : 

• être réemployables ;
• avoir les performances nécessaires à l’équipement de publics exclus du numérique. 

N.B : Certains donateurs vont, en plus de donner des équipements réemployables, chercher à se débarrasser de leurs autres équipements numériques : imprimantes, écrans, pieuvres, casques, câbles… comme ils le font d’habitude avec des brokers. A moins d’être en partenariat avec un reconditionneur qui traite habituellement de tels équipements et peut en réemployer une partie et recycler correctement ce dont il ne fera rien, il faut éviter ces types d’équipements. 

Pour bien qualifier les dons avant qu’ils soient envoyés, il est recommandé de faire lire au donateur les critères d’acceptabilité du matériel et de lui faire remplir le Listing des équipements donateur qui lui permet de renseigner les équipements qu’il souhaite donner ainsi que les modalités de l’envoi ou de la collecte.

Si le donateur peine à identifier les caractéristiques techniques de ses équipements, voici des tutoriels pour l’aider : Tutoriel ordinateur MacOS, Tutoriel ordinateur Windows, Tutoriel smartphone et tablette iOS et Tutoriel smartphone et tablette Android ;

Conditions pour passer à l’étape suivante : 

• Le donateur a pris connaissance des critères d’acceptabilité du matériel ; 
• Il a renseigné le listing de ces équipements et ceux-ci respectent majoritairement les critères d’acceptabilité.

Etape 5 - Collecte ou envoi des dons

Une fois un don accepté, il convient de décider quelle structure de reconditionnement le prendra en charge et de définir les modalités de transport du matériel dans ses locaux. 

Critères de choix du reconditionneur idéal : 

• sa proximité géographique avec les locaux du donateur ;
• sa capacité à prendre en charge le matériel. 

Après le choix du reconditionneur en charge, quatre modalités de transport du matériel existent : 

• Le reconditionneur enlève lui-même le matériel chez le donateur avec ses propres moyens de collecte. 

Dans ce cas, il est important de : 

• savoir si le donateur a conditionné le matériel pour le transport ou si le reconditionneur doit emballer voire palettiser lui-même le matériel ;
• convenir d’une date de collecte du matériel avec le donateur et le reconditionneur ;
• fournir, s’il n’en a pas, un modèle d’attestation de prise en charge du matériel à signer par les deux parties lors de la collecte au donateur avec la quantité de chaque type d’équipements collecté.

• Le reconditionneur missionne un transporteur pour l’enlèvement du matériel. 

Dans ce cas, il est de votre responsabilité de : 

• savoir si le donateur a conditionné le matériel pour le transport ou si le transporteur doit emballer voire palettiser lui-même le matériel ; 
• convenir d’une date de collecte du matériel avec le donateur et le reconditionneur qui s’engage à la fournir au transporteur. 

• Le donateur envoie lui-même le matériel, dans ce cas il est le seul responsable de son transport et il est recommandé de lui faire prendre connaissance de ce document : bonnes pratiques d’envoi du matériel.

• La structure coordinatrice de la filière organise le transport du matériel via un transporteur missionné pour l’occasion. 

Dans ce cas, il convient de : 

• savoir si le donateur a conditionné le matériel pour le transport ou si le transporteur doit emballer voire palettiser lui-même le matériel ; 
• convenir d’une date de collecte du matériel avec le donateur et le transporteur ainsi qu’une date de dépôt du matériel dans les locaux du reconditionneur par le transporteur. 

Etape 6 - Bilan des dons

Une des promesses des filières CTNRS auprès des donateurs est la traçabilité du matériel et le reporting sur sa distribution. Pour informer le donateur des suites de son don, vous disposez d’un modèle de bilan donateur. 

Il convient de fixer un rendez-vous présentiel pour faire ce retour de la manière la plus qualitative possible.