Je souhaite embarquer un reconditionneur

Guide d’embarquement d’une structure de reconditionnement au sein du CTNRS

Pour une structure coordinatrice de filière

Préambule

Ce guide est à destination de structures coordinatrices de filière de réemploi solidaire d’équipements numériques. Il a pour objectif de détailler et préciser la démarche d’embarquement d’une structure de reconditionnement dans une filière locale, en s’appuyant sur un corpus de documents présentant le reconditionnement solidaire et ses prérogatives. 

Ce guide s’appuie sur 6 étapes clés : 

• Etape 1 : Prospection des structures
• Etape 2 : Premier contact ;
• Etape 3 : Présentation des process de reconditionnement d’un lot d’équipements ;
• Etape 4 : Reconditionnement test ;
• Etape 5 : Conventionnement ;
• Etape 6 : Amélioration continue.

Chaque étape est alimentée de documents d’aiguillage pour la structure coordinatrice et de documents de présentation à la structure de reconditionnement à embarquer. Ces étapes sont articulées entre elles par des processus de validation, qui vérifient si la structure de reconditionnement valide des critères objectifs sur sa structuration et son mode de fonctionnement. 

Etape 1 : Prospection des structures

Tout comme pour les donateurs, les méthodes de prospection sont multiples : 

• Participation à des salons de l’insertion par l’activité économique ; 
• Prise de contact avec des réseaux de l’insertion par l’activité économique ou du travail adapté ; 
• Démarchage sur LinkedIn ;
• Appel ou envoi de mails. 

Il convient également de bien identifier le poste de la personne rencontrée, selon la taille des structures le.la directeur-ice peut s’occuper des partenariats mais il se peut que le contact s’établisse avec des représentant-es commerciaux-ales ou avec des encadrant-es techniques. Pour la suite du processus d’embarquement, certaines informations seront à destination de pôles administratifs des reconditionneurs et d’autres à destination de pôles techniques. 

Etape 2 : Premier contact

Objectifs de l’étape : 

• Présenter globalement le CTNRS, son contexte et le projet de filière de réemploi solidaire à la structure de reconditionnement (son fonctionnement, son écosystème…) ;
• Lui permettre d’identifier l’écosystème dans lequel s'inscrit le Collectif ;
  • Présentation pour potentiels reconditionneurs.
• Faire une première évaluation de la conformité de la structure aux critères retenus en commun pour le projet du CTNRS ;
• Identifier un ou des contacts privilégiés au sein de la structure ;
• Lui faire comprendre la plus-value du projet pour sa structure : apport de gisement et donc d’activité économique, échange de bonnes pratiques et retours d’expérience avec un collectif de reconditionneurs solidaires, soutien financier et matériel grâce au fonds de réemploi.

To do list : 

• Présentation de la filière : Présentation pour potentiels reconditionneurs ;
• Remplissage de l'audit de pré-conformité : Audit de pré-conformité ;
• Identification des rôles et des contacts au sein de la structure : direction, direction d’atelier, encadrement technique… grâce à ce document : Identification des contacts ;
• Signature de l’accord de non-divulgation : Accord de confidentialité. 

Conditions indispensables pour passer à l’étape 2. :

• Le reconditionneur a obtenu une note de plus de 6 à l’audit de pré-conformité. Les réponses de l’audit de pré-conformité peuvent être transformés en note grâce à ce fichier : Résultats de l'audit de pré-conformité ;

• Le reconditionneur a signé l’accord de non-divulgation.

Etape 3 : Présentation des process de reconditionnement d’un lot d’équipements

Objectifs de l’étape : 

• Présenter les pré-requis et les modalités du reconditionnement d’équipements pour Emmaüs Connect ; 
• Outiller la structure de reconditionnement avec une marche à suivre et des documents standards pour le reporting ;
• Officialiser un début de partenariat.

To do list : 

• Pendant le rendez-vous avec la structure : 
  • Présentation des process : Présentation du processus de reconditionnement ;
• Après le rendez-vous : 
  • Envoi des documents standard : Rapport d'audit - PC, Rapport d'audit - Smartphones et tablettes, Bon de livraison, Bon d'enlèvement et Fiche de réception ;
  • Envoi de l’accord pour reconditionnement test si motivation du reconditionneur pour qu’il comprenne les premiers éléments du cahier des charges : Accord pour reconditionnement test.

Conditions pour passer à l’étape 3 :

• Le reconditionneur a pris connaissance des documents ;
• Le reconditionneur montre l’envie d’organiser un reconditionnement test ;
• Le reconditionneur a signé l’accord pour reconditionnement test. 

Etape 4 : Reconditionnement test

Objectif : 

Tester le reconditionneur potentiel sur un reconditionnement test de 50 équipements au maximum.

To do list : 

• Remplir le document de conformité aux process de la convention au fur et à mesure du traitement du lot : Conformité aux process de la convention ;
• Vérifier la conformité du reconditionnement de chaque équipement grâce à cette fiche : Fiche d'évaluation conformité du reconditionnement.

Conditions pour passer à l’étape 4 :

• Le document de conformité aux process de la convention a été rempli : 

• Le reconditionneur a atteint au moins 50% de conformité administrative.
• Le reconditionneur a atteint au moins 75% de conformité technique. 

• Le taux de non-conformité sur le lot livré est inférieur à 5%. 

Etape 5 : Conventionnement 

Objectif :

• Faire le point sur le reconditionnement test et sur les améliorations à apporter pour garantir le respect des processus décrits dans l’accord pour un reconditionnement test d’équipements informatiques ;
• Faire signer la convention au reconditionneur.

To do list : 

• Reprendre rendez-vous avec le reconditionneur 
• Avant le rendez-vous :
  • Envoyer la convention dans sa dernière version : Convention partenariat reconditionneurs ;
• Pendant le rendez-vous : 
  • Répondre aux questions éventuelles du reconditionneur ;
  • Faire signer la convention ;
  • Souhaiter la bienvenue dans le collectif.

Conditions pour passer à l’étape 5. :

• Le reconditionneur a signé la convention. 

Etape 6 : Amélioration continue 

Objectif : 

Faire vivre la collaboration avec le reconditionneur

Faire progresser le reconditionneur sur ses techniques de reconditionnement et sur le respect des process de la convention

Bonnes pratiques : 

• Fixer des points fréquents avec le reconditionneur ;
• Réévaluer ses conformités administrative et technique aux process de la convention dès que nécessaire en reprenant le document préalablement rempli ;
• Trouver un process d’amélioration continue avec le reconditionneur qui respecte son mode de fonctionnement. Il est notamment possible d’organiser des points de suivi hebdomadaires et des bilans semestriels pour faciliter le partage d’informations et les retours des deux parties.