Accord pour reconditionnement test

Accord pour un reconditionnement test d'équipements numériques

Table des matières 

1.  Le projet CTNRS

1.1. Raison d’être de CTNRS

1.2. Parties prenantes de CTNRS

1.3. Objet du présent accord

2.  Dispositif de CTNRS

2.1. Affectation  d’un don

2.2. Transport des matériels jusqu’aux locaux du Reconditionneur

2.2.1. Cas d’un transport des matériels assuré par le Reconditionneur

2.2.2. Cas d’un transport des matériels assuré par un tiers missionné par ec

2.2.4. Emballage et protection des équipements pendant le transport

2.3. Traitement des matériels par le Reconditionneur

2.3.1. Analyse visuelle

2.3.2. Audit numérique et effacement des données

2.3.3. Liste des documents à fournir par le Reconditionneur à ec

2.3.4. Traitement des matériels à réparer

2.3.5.  Nettoyage, installation des packs logiciels et test de bon fonctionnement

2.3.6. Traitement des D3E

2.4. Distribution des matériels

2.5. Garantie des matériels reconditionnés et Service Après-Vente

2.5.1. La non-conformité

2.5.2. Taux maximum de non-conformité accepté pour ce reconditionnement test

2.5.3. Le SAV

2.5.4. Périmètre de la garantie

2.5.5. Fonctionnement du SAV

3. Propriété

4. Rétribution des prestations

4.1. Devis

4.2. Facturation

5. Autres engagements de [Nom de la structure]

6. Droit d’audit

7. Assurance

8. Prolongation de la collaboration avec le collectif CTNRS

10. Règlement des litiges

Annexe 1 - Process général de reconditionnement

Annexe 2 - Les bonnes pratiques d’envoi des matériels

Annexe 3 - Critères d’acceptation des matériels

Annexe 4 - Configuration des équipements reconditionnés

Annexe 5 - Format du fichier d'audit numérique

Pour les PC :

Pour les smartphones et tablettes :

Annexe 6 : Photographies des défauts à constater lors du tri visuel des équipements

Annexe 7 -  Chronogramme global

ACCORD pour le reconditionnement test d'équipements informatiques

Entre :

[Nom de la structure], [Type de la structure : association, entreprise], [Adresse de la structure] et représentée par [Nom du ou de la représentant-e], [Fonction du ou de la représentant-e]

Ci-après dénommé « [Nom de la structure] »                                                       

D’une Part,

et  :

Le reconditionneur,

Immatriculé au registre des sociétés sous le numéro XXX

Dont le siège social est situé : XXX

Représenté par XX, en qualité de XX,

Dûment habilité aux fins présentes

Ci-après dénommé « le Reconditionneur »

D’une autre Part.

Il est convenu ce qui suit.

1.  Le projet CTNRS

1.1. Raison d’être de CTNRS 

1.2. Parties prenantes de CTNRS

Les équipes CTNRS organisent la collecte d’équipements dans des entreprises et collectivités donatrices, s’appuient sur l’expertise de leurs partenaires reconditionneurs solidaires pour leur remise à neuf et les distribuent dans les Espaces de Solidarité Numérique (ESN) ec ou dans des structures de l’action sociale outillées pour dispenser l’offre de vente solidaire. 

La structure de reconditionnement qui adhère au projet CTNRS et donc au présent accord est un reconditionneur solidaire qui accède : 

• A un gisement le plus qualitatif et recent possible en fonction des dons recupérés ;
• A la visibilité qu’apporte la participation à la mission d’ec. 

Par ailleurs , le reconditionneur solidaire accepte de : 

• Pratiquer des tarifs solidaires - il accepte, dans le cadre des filières CTNRS, de réduire sa marge commerciale sur le service facturé ;
• Être une structure qui aide les personnes éloignées de l’emploi à se réinsérer par le travail (Entreprise ou Chantier d’Insertion, Entreprise Adaptée, Entreprise à But d’Emploi, etc) et les forme au réemploi et au reconditionnement d’équipements numériques. 

 1.3. Objet du présent accord 

Le matériel ciblé par CTNRS est principalement constitué de PC portables, Smartphones, Tablettes, mais peut également inclure des PC fixes (UC / ecrans / claviers / souris), des téléphones mobiles (ex : à clapets).

Le présent accord a pour objet d’encadrer la collaboration de [Nom de la structure] et du Reconditionneur pour le reconditionnement d’un don test dont les étapes sont les suivantes :

• Transport des marchandises jusqu’au lieu de reconditionnement ;
• Reception, audit et traitement du matériel informatique réformé du donateur : soit par un reconditionnement, soit par un recyclage (dans le respect de la réglementation DEEE) ;
• Stockage du matériel en attendant les besoins des structures de distribution ;
• Livraison des équipements aux structures distributrices ;
• Les conditions de garantie et de service après-vente (SAV) ;
• Communication entre les 2 parties ;
• Echanges financiers entre les deux parties.

Cet accord acte la collaboration de [Nom de la structure] et du Reconditionneur pour la durée de reconditionnement du don test.

2.  Dispositif de CTNRS

N.B. Un chronogramme reprenant les phases du dispositif est disponible en Annexe 7.

2.1. Affectation  d’un don

Lorsque [Nom de la structure] reçoit une proposition de don de matériels qui nécessite un reconditionnement, il propose à l’un des reconditionneurs partenaires la prise en charge du reconditionnement de ce don.

[Nom de la structure] s’engage à fournir au reconditionneur les éléments qui lui ont été communiqués par le donateur et qui sont nécessaires à une acceptation ou à un refus éclairé (liste des matériels fournie par le Donateur comprenant la quantité, le modèle, l’état fonctionnel ou non, à minima, nécessité et contraintes de la collecte, lieu de collecte). 

Si le don est accepté en concertation avec le Reconditionneur solidaire à qui il est proposé, le Reconditionneur concerné s’engage à envoyer à [Nom de la structure] une estimation du coût de collecte. [Nom de la structure] se réserve le droit de refuser le devis de collecte et d’organiser la collecte par un autre acteur si son coût est trop élevé ou si ses modalités ne conviennent pas au donateur, soit un transporteur missionné soit via Colissimo (voir rubrique 2.2.). Si aucune solution alternative de transport est trouvée, [Nom de la structure] se réserve le droit de proposer le don à un autre Reconditionneur solidaire. 

2.2. Transport des matériels jusqu’aux locaux du Reconditionneur 

2.2.1. Cas d’un transport des matériels assuré par le Reconditionneur

Dans le cas où le Reconditionneur organise le transport des matériels depuis leurs lieux de stockage jusqu'à ses ateliers de reconditionnement, ce transport peut être réalisé soit directement par le Reconditionneur, soit par une société de transport tierce choisie par lui. Les conditions d’assurance du transport sont alors définies par le Reconditionneur.

[Nom de la structure] indique au Reconditionneur:

• les adresses de collecte des matériels ;
• les personnes à contacter pour organiser l'enlèvement des matériels ;
• les contraintes techniques et les créneaux possibles de collecte. 

Le Reconditionneur indiquera par mail à [Nom de la structure] la date de collecte prévue. Il s’engage également à assurer le matériel pendant son transport.

2.2.2. Cas d’un transport des matériels assuré par un tiers missionné par [Nom de la structure]

Dans le cas où le Reconditionneur ne peut assurer la collecte, [Nom de la structure] pourra missionner, avec l’accord du Reconditionneur, un tiers qui prendra en charge, directement ou via une structure choisie par ce tiers, le transport vers le lieu qui lui a été indiqué par le Reconditionneur.

Les conditions d’assurance du transport sont alors définies par le tiers missionné par [Nom de la structure].

2.2.3. Cas d’un transport des matériels par [Nom de la structure] via Colissimo

Dans le cas où les volumes et les poids cumulés des matériels donnés et acceptés permettent un envoi par Colissimo en un nombre restreints de colis conformes aux normes de Colissimo, si le donateur l’accepte, fournit au donateur une image électronique d’un bordereau d’envoi Colissimo pré-payé libellé avec l’adresse de livraison et la personne à contacter pour la réception.

Pour rappel, le poids maximum d’un Colissimo est de 30 kg (N.B. Un PC fixe peut être envoyé). La somme longueur + largeur + hauteur doit être inférieure à deux mètres.

2.2.4. Emballage et protection des équipements pendant le transport

[Nom de la structure] s’engage à transmettre au donateur une fiche lui indiquant les bonnes pratiques liées à l’emballage/la palettisation des équipements afin de les protéger.

2.3. Traitement des matériels par le Reconditionneur

Les étapes du reconditionnement sont représentées sur le schéma en annexe 1.

Les documents à produire par le reconditionneur sont listés dans le paragraphe 2.3.3. Liste des documents à fournir par le reconditionneur

2.3.1. Analyse visuelle 

Il s’agit d’un premier tri dont le but est de séparer les équipements réemployables dans le cadre de CTNRS de ceux qui ne le sont pas en fonction des caractéristiques techniques connues à ce stade ou de leur état visuel (exemples : écran cassé, aspect extérieur détérioré…).

Les types d’équipements réemployables dans le cadre de CTNRS sont : les PC portables, les tablettes, les smartphones, les ecrans, claviers et unités centrales de PC fixes. 

Les critères de tri visuel des autres types d’équipements (imprimantes, câbles, pieuvres, casques…) sont laissés à l'appréciation du Reconditionneur. 

Lors de cette phase le matériel reçoit un identifiant qui permet au reconditionneur de le désigner de manière unique, à défaut, l’identifiant unique sera le n° de série ou d’IMEI pour les smartphones.

Cette étape peut également donner lieu à la production d’un listing que le Reconditionneur transmet à [Nom de la structure] et qui précise par type de matériels, les quantités d’unités réemployables ainsi que les quantités d’unités à rebuter. 

2.3.1.1. PC portables, écrans de PC fixes, unités centrales de PC fixes, claviers de PC fixes

Un PC portable est considéré comme un dechet quand il ne s’allume plus ou quand : 

• Son écran comporte : 
  • une ou des rayures profondes, visibles quand l'écran est allumé ; 
  • une ou des fissures ; 
  • un ou des éclats ; 
  • une ou des tâches ; 
  • un ou des pixels défectueux. 
• Sa plasturgie comporte : 
  • des déformations importantes ; 
  • des trous ; 
  • plus de 5 rayures importantes. 

Un ecran de PC fixe est considéré comme un déchet quand il ne s’allume plus ou quand : 

• Il comporte : 
  • une ou des rayures profondes, visibles quand l'écran est allumé ; 
  • une ou des fissures ; 
  • un ou des éclats ; 
  • une ou des tâches ; 
  • un ou des pixels défectueux. 

Une unité centrale de PC fixe est considérée comme un déchet quand elle ne s’allume plus ou quand : 

• Sa plasturgie comporte : 
  • des déformations importantes ; 
  • des trous ; 
  • plus de 5 rayures importantes. 

Un clavier de PC fixe est considéré comme un déchet quand il n’est plus fonctionnel ou quand il lui manque des touches ou que sa plasturgie comporte des trous, des déformations importantes ou plus de 5 rayures importantes. 

2.3.1.2. Smartphones et tablettes

Un smartphone ou une tablette est considéré comme un déchet quand il ne s’allume plus ou quand : 

• Son écran comporte :
  • une ou des rayures profondes, visibles quand l'écran est allumé ;
  • une ou des fissures ; 
  • un ou des éclats ;
  • une ou des tâches ; 
  • des pixels défectueux. 
• Sa plasturgie comporte : 
  • des déformations importantes ; 
  • des trous ;
  • plus de 5 rayures importantes.
• Des éléments manquent (batterie, boutons, tiroir SIM, module appareil photo) ; 
• L'écran tactile ne fonctionne pas ; 
• Il est impossible de passer ou recevoir des appels avec le smartphone.

Des photographies montrant des exemples des défauts cités précédemment sont disponibles dans les annexes. 

2.3.2. Audit numérique et effacement des données

Les matériels considérés comme réutilisables dans le cadre de CTNRS après l’analyse visuelle sont placés sur un banc et audités numériquement par le Reconditionneur. L’audit permet de collecter les caractéristiques techniques et de vérifier que les principales fonctions de l’équipement sont opérationnelles. Le Reconditionneur est libre d’utiliser le logiciel de son choix, à condition qu’ils transmettent à [Nom de la structure] les informations techniques détaillées en annexe (annexe 5).

Tout matériel pouvant contenir des données subit ensuite un effacement complet des données qu’il contient : cet effacement est réalisé grâce à un logiciel agréé et qui produit un certificat simple d’effacement des données. Les logiciels acceptés par CTNRS sont Aiken et Blancco. L’utilisation d’Aiken permettant de catégoriser les équipements selon les catégories CTNRS et des tarifs ayant été négociés avec Aiken Software qui développe ce logiciel, il est conseillé de faire usage de celui-ci. L’utilisation d’un autre logiciel doit faire l’objet d’une validation préalable avec [Nom de la structure]. 

En cas d’echec de l’effacement des données pour cause de matériel non fonctionnel, le composant où sont stockées les données est détruit physiquement, le Reconditionneur produit alors une attestation de destruction du composant détruit et la transmet à [Nom de la structure] qui la transmettra au donateur.

Remarque sur les écrans:

Les écrans dont la réutilisation est jugée pertinente par [Nom de la structure] font à minima l’objet d’un test de démarrage et d’affichage de la mire de réglage puis d’arrêt.

2.3.3. Liste des documents à fournir par le Reconditionneur à [Nom de la structure]

[Nom de la structure] se charge de transmettre au donateur les documents dont il a besoin.

2.3.4. Traitement des matériels à réparer 

Lors de l’inventaire fait à la réception ou lors de l'audit numérique, les matériels qui nécessitent une réparation ou un remplacement de composant sont détectés.

La liste des équipements concernés est transmise à [Nom de la structure]

En retour, [Nom de la structure] indique parmi ces matériels ceux qui doivent être réparés.

Une fois réparés, les équipements sont à nouveau placés sur le banc d'effacement des données si l’effacement n’avait pas pu être effectué précédemment. Le rapport d’audit complémentaire ainsi que les certificats d’effacement de ces équipements sont transmis par le Reconditionneur.

Notes :

Le critère d’évaluation de l’état de la batterie d’un équipement peut être de deux types selon le processus utilisé pour la tester : 

• Soit c’est le pourcentage de capacité résiduelle qui est évalué. Dans ce cas, une batterie de PC portable est réputée HS si sa capacité de charge est inférieure à 50%.
• Soit c’est la durée résiduelle qui est considérée. Dans ce cas, une batterie de PC portable est réputée HS si elle ne peut pas tenir au moins 2 heures. Pour un smartphone ou une tablette, cette durée doit être de 13h minimum.

2.3.5.  Nettoyage, installation des packs logiciels et test de bon fonctionnement

Lors de l’étape de reconditionnement, le Reconditionneur procède à un nettoyage physique des matériels afin d’éliminer toute trace de salissure. 

Pour les PC portables, le Reconditionneur installe les logiciels décrits dans le présent accord en Annexe 4, dans la dernière version disponible de moins de 3 (trois) mois, sauf si [Nom de la structure] a communiqué formellement au Reconditionnement des spécifications différentes.

Pour les smartphones et les tablettes, l’équipement doit être complètement réinitialisé et prêt à être configuré par son utilisateur. 

Une fois les logiciels installés et l’équipement préparé, le Reconditionneur procédera à des tests de bon fonctionnement des matériels reconditionnés.

2.3.6. Traitement des D3E 

Les équipements ne correspondant pas aux besoins de CTNRS ni aux spécifications minimales de réutilisation du Reconditionneur sont démantelés dans le respect des normes en vigueur : 

• Extraction des composants dangereux (piles, batteries, condensateurs) ;
• Extraction des composants valorisables (métaux ferreux et non ferreux) ;
• Démantèlement des écrans ;
• Traitement des câbles. 

Le Reconditionneur satisfait à la stricte exécution des prescriptions du décret n°2005-635 du 30 mai 2005 relatif au contrôle des circuits de traitement de ces déchets. Il est libre de confier les traitements D3E à un partenaire de son choix à condition qu’il satisfasse également à la stricte exécution des prescriptions du décret n°2005-635 du 30 mai 2005.

Les fractions obtenues après démantèlement sont envoyées vers des filières de recyclage spécialisées. Par ailleurs, le Reconditionneur peut alimenter ses stocks de pièces de rechange destinés à la réparation avec des composants réutilisables résultant du démantèlement. 

Dans un délai de 3 mois à réception du don, le Reconditionneur devra envoyer un Bordereau de Suivi des Déchets (BSD - cerfa n°12571) à [Nom de la structure] qui le transmettra au donateur. Le BSD peut concerner plusieurs lots si c’est nécessaire. Si c’est le cas, le Reconditionneur devra en informer [Nom de la structure].  

Le Reconditionneur peut alimenter ses stocks de pièces de rechange destinés à la réparation avec des composants réutilisables résultant du démantèlement.

Le Reconditionneur est libre de confier les traitements D3E à un partenaire de son choix.

2.4. Distribution des matériels

[Nom de la structure] recense et centralise les besoins en équipement des Relais numériques ou des Espaces de Solidarité Numérique [Nom de la structure] ainsi que des différents projets de distribution dans chaque région. 

Ces informations lui permettent de faire parvenir des commandes au Reconditionneur en lui fournissant la liste des équipements à envoyer ainsi que l’adresse et le contact sur place. 

La liste des équipements à livrer est constituée d’un type de matériel, d’une catégorie et d’une quantité.

Le Reconditionneur répond dans un délai maximum de 7 jours en indiquant :

• le moyen de transport choisi (transport par le Reconditionneur lui-même ou envoi par colissimo) ;
• la date de livraison prévue de la structure-relais ;
• le coût du transport si l’utilisation d’un colissimo prépayé n’est pas judicieux ;
• le coût de l’assurance si le colissimo est judicieux.

Une fois la livraison effectuée, le Reconditionneur transmet à [Nom de la structure] :

• la liste des équipements livrés en les désignant par l’identifiant interne au reconditionneur et par le numéro de série
• la facture de la livraison afin de permettre le paiement de la prestation réalisée.

2.5. Garantie des matériels reconditionnés et Service Après-Vente

2.5.1. La non-conformité

Les équipements qui sont livrés dans les structures distributrices peuvent faire l’objet d’une vérification avant la vente.

En cas de défauts constatés, il est considéré qu’un service après-vente sur la prestation de reconditionnement est dû par le reconditionneur à [Nom de la structure]. 

Dans ce cas, le(s) équipement(s) défectueux est/sont envoyé(s) par [Nom de la structure] au Reconditionneur qui accepte de les réparer et de les reconditionner à ses frais. 

2.5.2. Taux maximum de non-conformité accepté pour ce reconditionnement test

Le projet CTNRS tolère un taux de non-conformité de 5% maximum par reconditionneur et par lot reconditionné. Si ce taux venait à être supérieur, [Nom de la structure] se réserve le droit de ne pas donner suite à la collaboration avec le Reconditionneur, qui prendra donc fin à cet accord pour don test.

2.5.3. Le SAV

La garantie s’applique dans deux cas : lorsqu’un équipement a été distribué à un.e bénéficiaire d’une structure distributrice.

Dans ces deux cas, [Nom de la structure] garantit les équipements pendant 24 mois. A ce titre, [Nom de la structure] fait appel au reconditionneur ayant reconditionné les équipements initialement, et la réparation fait l’objet d’un devis spécifique suivi d’une facture que s’engage à régler [Nom de la structure]. 

2.5.4. Périmètre de la garantie

Le Reconditionneur s’engage à fournir un service de garantie pour les types de matériels listés ci-dessous qui lui sont commandés par [Nom de la structure] dans le cadre de CTNRS :

• Ordinateur Personnel Portables (ou  PC Portables) ;
• Unité centrale d’ordinateur personnel de bureau (ou UC fixes) ;
• Tablettes ;
• Téléphones mobiles ;
• Smartphones.

Cette garantie ne couvre que le matériel (hardware) et son chargeur dans son utilisation normale et exclut les logiciels (software) ainsi que les périphériques externes et la batterie. 

Cette garantie est d’une durée de 24 mois à compter de la date de réception des unités dans la structure-relais bénéficiaire. A partir de 12 mois de garantie, le.la bénéficiaire devra apporter la preuve de l’antériorité à la vente du défaut pour que celui-ci soit pris en compte. 

Lorsqu’un équipement subit une réparation suite à l’activation de la garantie par un.e bénéficiaire, une extension de garantie de 6 mois sans preuve (nouvelle ou pas) de l’antériorité du défaut est appliquée. 

Lorsqu’un équipement est remplacé suite à l’activation de la garantie par un.e bénéficiaire, une nouvelle garantie est déclenchée à partir de la distribution du nouvel équipement. 

Ces durées légales pourront évoluer en application de la loi. 

2.5.5. Fonctionnement du SAV

Le Reconditionneur communiquera aux structures distributrices ainsi qu’à [Nom de la structure] la procédure de fonctionnement de son SAV en précisant :

• La procédure à suivre pour déclarer un SAV ;
• Les informations à fournir sur l’équipement et son défaut ;
• Les plages horaires d’ouverture. 

Si l’incident ouvert auprès du SAV ne peut être résolu sans un renvoi du matériel, deux cas se présentent : soit le.la bénéficiaire peut attendre pendant la durée de la réparation de l’équipement soit il.elle en a besoin urgemment. 

• Dans le premier cas, le Reconditionneur procède à une réparation de l’équipement.

1. Dans le cas où la garantie a été activée par un.e bénéficiaire d’une structure distributrice, [Nom de la structure] fournit à cette structure une étiquette Colissimo prépayée pour le renvoi du matériel. 
2. Dans les deux cas, lorsque le Reconditionneur recoit l’équipement, il le répare et notifie [Nom de la structure] quand la réparation est terminée. 
3. Une étiquette Colissimo prépayée est envoyée pour le renvoi de l’équipement réparé vers la structure distributrice correspondante. 

• Dans le deuxième cas, le Reconditionneur procède à un échange-standard grâce au stock de [Nom de la structure] qu’il abrite dans ses locaux. 

1. Dans le cas où la garantie a été activée par un.e bénéficiaire d’une structure distributrice, [Nom de la structure] fournit à cette structure une étiquette Colissimo prépayée pour le renvoi du matériel. 
2. Dans les deux cas, lorsque le Reconditionneur recoit l’équipement, il notifie [Nom de la structure] qui lui envoie une étiquette Colissimo prépayée pour le renvoi d’un nouvel équipement vers la structure distributrice.

Pour chaque relivraison d’un équipement à une structure-relais par le Reconditionneur, le Reconditionneur fournira à la structure-relais ainsi qu’à [Nom de la structure] un bon de livraison détaillé. Ce bon comprendra le n° de série, complétée, le cas échéant, du code d’identification ajouté sur le matériel par le Reconditionneur, la date de fourniture à la structure-relais, le nom de la structure-relais bénéficiaire, la marque, le type et le modèle de l’unité ainsi que ses principales caractéristiques.

Dans le cas où un troisième échange standard consécutif s’avère nécessaire pendant la période de garantie, Le Reconditionneur peut en informer [Nom de la structure] et suspendre, au moins provisoirement, la garantie. [Nom de la structure] doit alors contacter la structure distributrice pour lui demander de vérifier auprès de son bénéficiaire la conformité des conditions d’utilisation du matériel puis convenir avec le Reconditionneur de l’acception ou non d’un troisième échange-standard.

3. Propriété

Une fois que le don a été accepté et que le matériel a été enlevé dans les locaux du Donateur, [Nom de la structure] est propriétaire des matériels conformément à la convention de don signée avec le Donateur, le cas échéant.

4. Rétribution des prestations

4.1. Devis

Afin d’en faciliter la compréhension et la validation, les devis envoyés pour la prestation de reconditionnement test devront mentionner le type de service, le prix unitaire et la quantité prévue de matériel à traiter.

[Nom de la structure] fournit un retour au Reconditionneur par mail sur son devis dans les cinq (5) jours ouvrés suivant sa réception, soit en demandant des informations complémentaires sur le contenu du devis, soit en le validant, soit en le refusant. 

4.2. Facturation

Les factures du Reconditionneur indiqueront le détail des prestations réalisées, le nombre d’heures passées et le taux horaire pour chaque prestation. 

Selon les cas, tout ou partie des prestations suivantes se retrouveront dans des lignes séparées des factures : 

• Coût logistique de collecte ;
• Transport ;
• Audit des équipements ; 
• Effacement certifié des équipements ; 
• Destruction des supports ineffaçables ; 
• Réparations (avec le détail des prestations réalisées et du prix unitaire et de la quantité des pièces détachées commandées) ; 
• Installation ;
• Préparation à la vente ; 
• Livraison dans les structures distributrices. 

Les factures du Reconditionneur seront adressées au commanditaire de la prestation chez [Nom de la structure] par mail. 

Le délai de paiement d’une facture est de 30 jours fin de mois à compter de la date de réception de la facture par [Nom de la structure].

5. Autres engagements de [Nom de la structure]

[Nom de la structure] s’engage par ailleurs:

• à fournir au reconditionneur un kit d’outils et de modèles de documents afin de l’aider dans le processus de CTNRS ;
• à déployer auprès des donateurs toute la pédagogie nécessaire pour inciter au réemploi du matériel ;

• à respecter une totale confidentialité des informations concernant l’activité ou l’actualité des reconditionneurs et notamment à ne partager aucun document fourni par un Reconditionneur :
• A ne pas démarcher des donateurs qui travailleraient déjà en direct avec un des reconditionneurs du collectif. La liste des donateurs à ne pas contacter devra être fournie par le reconditionneur en amont. Dans le cas contraire, il ne pourra pas en être tenu rigueur à [Nom de la structure].

6. Droit d’audit

Le Reconditionneur accepte de mettre tous les documents concernant les prestations objet de l’accord à disposition d’un tiers de confiance habilité dans le cadre d’un audit des prestations touchant en particulier le recollement entre les équipements collectés et la destruction des données ou la destruction des matériels. 

7. Assurance

Le Reconditionneur certifie avoir souscrit et s’engage à maintenir en état de validité, à ses frais, pendant toute la durée de l’accord auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, une police d’assurance couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile et professionnelle au titre du présent contrat. 

8. Prolongation de la collaboration avec le collectif CTNRS

Dans le cas où le don test s’effectue en respect des processus détaillés dans le présent accord, le Reconditionneur pourra se voir proposer de continuer à collaborer avec le collectif CTNRS. 

La prolongation de la collaboration passera par la signature d’une convention de reconditionnement qui permettra au Reconditionneur, s’il en remplit toutes les conditions, de faire partie du collectif national de reconditionneurs du projet CTNRS. 

9. Propriété intellectuelle et non concurrence

Dans le cadre de la collaboration autour du projet CTNRS, les membres du collectif ([Nom de la structure] et les reconditionneurs) sont amenés à partager, sans que cette liste soit limitative, des documents, processus, contacts, études, et informations liés à l'ingénierie du projet CTNRS, à son développement et à son modèle économique. Cela n’engage pas les éléments liés à l’ingénierie propre des Reconditionneurs.

Le Reconditionneur et [Nom de la structure] s’engagent à respecter la confidentialité de ces informations, à ne pas les utiliser pour ses propres projets en cours et futurs et à ne pas les divulguer. 

10. Règlement des litiges 

L’accord est régi par le droit français. Tout éventuel litige qui viendrait à paraître, à défaut d’avoir trouvé un accord amiable, sera soumis auprès du Tribunal de Grande Instance de Paris.  

Fait à XXX, le --/--/----

en deux exemplaires

Pour [Nom de la structure] :                                                              

«Cachet et Signature»       

Pour le reconditionneur :

«Cachet et Signature»

Annexe 1 - Process général de reconditionnement

A1.1 Processus global

A1.2 Traitement de la proposition d’un don

A1.3 Reconditionnement

A1.4 Distribution et vente

Annexe 2 - Les bonnes pratiques d’envoi des matériels

LES BONNES PRATIQUES D’ENVOI DE MATÉRIEL

Vous vous apprêtez à faire un don de matériel informatique ou téléphonique à [Nom de la structure], voici quelques bonnes pratiques pour sécuriser votre envoi vers le reconditionneur.

1. Désactivez les comptes - Enlevez les codes

Matériel informatique

Désactivez les éventuels codes d’accès, les codes BIOS, à défaut veuillez nous fournir la liste des codes.

Téléphones portables / tablettes

Désactivez les comptes utilisateur ou entreprise mis en place sur les matériels.

2. Pensez à joindre les accessoires

Matériel informatique

Joignez les accessoires principaux (câbles d’alimentation, chargeur de batterie) et mettez-les dans le même carton / colis ou la même palette que le matériel correspondant.

Téléphones portables / tablettes

Séparez les téléphones des accessoires.

3. Conditionnez les équipements pour éviter les dégradations pendant le transport

Si possible, faites des cartons (ou palettes) par type de matériel (séparer les PC des téléphones portables / tablettes).

PC Portables: Conditionnez-les, si possible, sur la tranche et non à plat.

Téléphones portables / tablettes : Conditionnez-les si possible de manière individuelle : boîte d’origine, plastique à bulles ou autre emballage protecteur.

Veillez à toujours bien fermer et scotcher le colis, et s’il s’agit d’une palette, de bien la filmer en incluant sa base.

4. Transmettez les informations concernant le colis à votre contact [Nom de la structure]

Précisez, sur une fiche dans le carton, le nom de votre entreprise et le listing du matériel.

Notifiez votre interlocuteur [Nom de la structure] à l’envoi du colis et communiquez-lui le numéro de suivi du colis. 

Merci de votre soutien ! Grâce à votre don, vous permettez à des personnes en situation de fragilité numérique d'avoir accès à du matériel informatique.

Annexe 3 - Critères d’acceptation des matériels

Idéalement, le matériel collecté répond aux caractéristiques ci-dessous :

Annexe 4 - Configuration des équipements reconditionnés

A5.1 PC portables

Logiciels :

• Système d’exploitation : Windows 11 si possible ou W10 dans sa dernière version
• Suite bureautique : Libre Office
• Editeur de pdf : Acrobat Reader / Sumatrapdf
• Navigateur : Firefox + Edge (inclus dans Windows 10)
• Lecteur Audio et Vidéo : VLC
• Compression : 7Zip
• AntiVirus : Windows Defender (inclus dans Windows 10)

Matériels : 

• Fourniture du chargeur.
• Fourniture d’une batterie à au moins 50% de ses capacités et d’une webcam fonctionnelle.
• clavier AZERTY (les claviers QWERTY sont acceptés à la condition qu’il y ait une possibilité de les changer facilement et bon marché).

A5.2 Tablettes

Logiciels :

• Système d’exploitation
• Acrobat Reader
• VLC
• Libre Office 
• Google Chrome

Matériels : 

• Fourniture du chargeur.
• Fourniture d’une batterie à au moins 50% de ses capacités qui doit tenir au moins deux heures de visionnage de vidéos en autonomie et d’une webcam fonctionnelle.

A5.3 Smartphones

Logiciels : 

• Dernière version d’Android prise en charge par le smartphone selon son ancienneté. Minimum Android 6.

Matériels : 

• Fourniture du chargeur.
• Fourniture d’une batterie à au moins 50% de ses capacités et d’une caméra fonctionnelle.

Tout équipement fourni qui ne respecterait pas ces critères (sauf sur demande explicite de [Nom de la structure]) sera renvoyé au reconditionneur aux frais de ce dernier.

Annexe 5 - Format du fichier d'audit numérique

Pour les PC : 

Pour les smartphones et tablettes : 

Remarques :

1. Le format du fichier doit être respecté, c'est-à-dire que toutes les colonnes doivent être présentes dans le fichier et dans le même ordre. Pour les PC, les informations non obligatoires correspondent aux colonnes ”remarques”, “DVD”, “ecran”, “Webcam” et “grade esthétique”. Toutes les autres colonnes doivent impérativement être renseignées. Pour les smartphones, toutes les colonnes doivent impérativement être renseignées.
2. Identifiant unique : il s’agit de l’identifiant sous lequel l’équipement est connu du reconditionneur, à défaut, le n° de série peut faire office d’identifiant unique, cette information est obligatoire.
3. La colonne Remarques/Observations doit servir à signaler les défauts détectés lors de l'audit, (exemple : batterie HS, manque chargeur, rayures, impact sur la coque…).
4. Le template au format xlsx est disponible sur demande.

Annexe 6 : Photographies des défauts à constater lors du tri visuel des équipements

Rayures profondes : 

Fissure : 

eclat : 

Tâche : 

Pixel défectueux : 

Plasturgie avec déformations importantes 

Plasturgie avec trous 

Annexe 7 -  Chronogramme global 

Ci-dessous la représentation de ce vers quoi il est souhaitable de tendre, soit 6 semaines entre la  “Proposition du don”  jusqu’à l’étape “Envoi”, hors réparation.